Những chứng từ cần thiết trong thủ tục hải quan xuất khẩu

 05/07/2022

U&I Logistics - Đối với những bạn mới vào nghề hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại quốc tế, việc nắm rõ các chứng từ để thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu là điều còn khá mơ hồ và khó khăn, đôi khi dẫn đến các sự cố ngoài ý muốn. Do đó, để giúp cho những bạn mới nắm rõ hơn về các loại chứng từ cần thiết, U&I Logistics đã tổng hợp lại thông tin của chúng và chia sẻ ngay tại bài viết dưới đây!

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Các chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ cần thiết để đảm bảo cho việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu 1 lô hàng hóa nhất định giữa 2 bên giao thương. Các chứng từ này giúp quá trình thanh toán tiền hàng được diễn ra an toàn và minh bạch hơn, hỗ trợ tốt nhất trong việc đổi trả hay khiếu nại về hàng hóa. Ngoài ra, các chứng từ này còn là cơ sở để xác thực việc ký kết hợp đồng giữa các bên hay xác nhận việc vận tải và làm thủ tục hải quan,..…

2. Các chứng từ cần thiết trong thủ tục hải quan xuất khẩu

Các chứng từ bắt buộc:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Các loại chứng từ khác

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
• Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng

Cùng U&I Logistics xem xét cụ thể chức năng của từng loại chứng từ ngay sau đây nhé!

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là một chứng từ quan trọng để làm cơ sở cho các chứng từ còn lại. Vì vậy, cần phải chú ý kiểm tra chính xác các nội dung được ghi trên hợp đồng, chẳng hạn: thông tin bên bán và bên mua, tên hàng hoá, xuất xứ, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản incoterm, hình  thức và các điều khoản thanh toán, đóng gói, giao hàng và các chứng từ được yêu cầu.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Về Invoice, đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Đây là chứng từ thể hiện yêu cầu của người bán đối với người mua trong việc thanh toán số tiền hàng đã ghi như trên hoá đơn. Ngoài ra, Invoice còn nói rõ đặc điểm, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá, các phương thức thanh toán, phương thức vận tải cũng được thể hiện rõ. Vì vậy, cần phải kiểm tra lại các thông tin, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng để đối chiếu lại xem có phù hợp với hợp đồng hay không trước khi tiến hành nhập liệu hoặc khai báo thủ tục hải quan.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Về Packing List, đây là chứng từ thể hiện các cách thức đóng gói hàng hóa, kê khai các thông tin về hàng hoá trong kiện hàng giao thương. Vì vậy, cần phải kiểm tra cẩn thận số lượng kiện hàng, net weight, gross weight, quy trình đóng gói,.. trên packing list với hàng hóa thực tế.

Các loại vận đơn

Đây những chứng từ do người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở, được xem như là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và nêu rõ nội dung của hợp đồng đó.

Thông thường, vận đơn thường được chia làm 3 dạng:

• Vận đơn đường biển
• Vận đơn đường hàng không
• Vận đơn đường sắt (đường bộ)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện khi muốn hàng hóa được thông quan.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin) giúp cho hàng hóa được chứng minh có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp tới thuế quan và những quy định khác của pháp luật trong xuất nhập khẩu.

Có 2 loại C/O chính

- C/O không ưu đãi: đây là C/O bình thường, nó được xác nhận với xuất xứ của sản phẩm cụ thể từ một nước nào đó.

- C/O ưu đãi: đây là loại C/O cho phép sản phẩm được giảm hoặc miễn giảm thuế sang những nước mở rộng đặc quyền này.

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate):

Tùy vào từng loại mặt hàng mà xem xét có cần giấy kiểm dịch để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hay không, thông thường là các giấy phép kiểm dịch thực vật và động vật được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch. Mục đích của giấy chứng nhận này là để kiểm tra và ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh trên hàng hóa sang các quốc gia khác trên thế giới.

Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng

Ngoài những chứng từ được liệt kê phía trên, tùy vào từng mặt hàng mà cần bổ sung các chứng từ xuất nhập khẩu để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa. Chẳng hạn:

• Giấy chứng nhận chất lượng
• Giấy chứng nhận kiểm định
• Giấy chứng nhận vệ sinh
• Giấy phép hun trùng

3. Dịch vụ đại lý hải quan tại U&I Logistics

Nói tóm lại, các loại chứng từ xuất nhập khẩu là một vấn đề khá khó khăn đối với những người mới tìm hiểu và bắt đầu làm quen với chúng. Nếu bạn đang gặp rắc rối về các hồ sơ trong quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu và chưa biết nên xử lý như thế nào, thì các công ty dịch vụ về đại lý hải quan là sự lựa chọn hàng đầu giúp giải quyết thuận lợi về các hồ sơ chứng từ hàng hóa mà bạn nên tìm đến.

Công ty Cổ phần Logistics U&I tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực thủ tục hải quan tại Việt Nam. Các dịch vụ thủ tục hải quan tại U&I Logistics bao gồm:

• Dịch vụ khai thuê hải quan: với sự am hiểu sâu rộng, đội ngũ nhân viên đầy chuyên môn được U&I Logistics tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, dịch vụ khai thuê hải quan tại U&I đáp ứng cho đủ mọi loại hình doanh nghiệp: xuất - nhập kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công,...
• Dịch vụ xin cấp C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được nhân viên xác định loại form phù hợp và thực hiện dựa trên chứng từ được gửi đến từ khách hàng. Các tiêu chí của một form C/O hoàn chỉnh đều sẽ được đáp ứng đầy đủ và chuẩn xác chỉ trong thời gian ngắn.
• Dịch vụ giao nhận: được thực hiện một cách chuyên nghiệp dưới sự đảm nhận từ các nhân viên giàu kinh nghiệm. Việc kiểm tra và bàn giao các chứng từ hải quan sẽ được thực hiện một cách cẩn thận và kỹ càng.
• Tư vấn thuế xuất nhập khẩu: Các chuyên gia tư vấn tại U&I Logistics có kiến thức và kinh nghiệm vững vàng về các loại thuế trong nước lẫn quốc tế, đưa ra những giải pháp tốt nhất nhằm hỗ trợ cho các doanh nghiệp khi vướng phải các loại thuế phức tạp.

Được sự tín nhiệm từ quý khách hàng, hàng trăm nghìn tờ khai hải quan được U&I Logistics thực hiện mỗi năm. U&I cam kết sẽ nỗ lực hơn nữa nhằm mang lại thành công cho mọi đối tác trong hoạt động xuất nhập khẩu.

LIÊN HỆ VỚI U&I LOGISTICS TẠI ĐÂY ĐỂ NHẬN BÁO GIÁ!

• Share
  • Facebook
  • Twitter